Unterstützung für ZUGFeRD 2.1 in GEFEG.FX

Digitalisierung bedeutet für viele Unternehmen und Organisationen eine Veränderung oder zumindest eine Reflexion ihrer Geschäftsprozesse. Zum einen werden Arbeitsabläufe technologisch stärker unterstützt. Zum Weiteren werden Geschäftsdokumente immer digitaler, beispielsweise mit der eRechnung. Dabei wird der erhöhte Einsatz von Informationstechnologie zu einer der größten Herausforderungen – gleichzeitig aber auch zu einem der größten Treiber.

Auf dem Weg zur eRechnung

Viele Unternehmensbereiche erkennen die Vorteile der technologischen Möglichkeiten und setzen dabei auf globale oder nationale Standards. So auch in der Rechnungsabwicklung. Der papierbasierte Versand bzw. Empfang von Rechnungen wird immer stärker durch elektronische Medien ersetzt. Hierbei ist ZUGFeRD als Rechnungsformat insbesondere für Rechnungssteller geeignet, die kein EDI (Electronic Data Interchange) im Sinne von EDIFACT oder XML Instanzen einsetzen. Die Entwicklung von ZUGFeRD wird aus einem Zusammenschluss von Wirtschaft und Verwaltung unterstützt, um die auch die speziellen Anforderungen der Bundesbehörden umzusetzen. ZUGFeRD 2 entspricht technisch dem Factur-X Format, das in Frankreich eingesetzt wird. Factur-X sowie ZUGFeRD sind technische Spezifikationen im Sinne der Norm EN16931, die Core Invoice User Specification (CIUS) genannt werden.

Rechnungen im ZUGFeRD 2.1 Format

Nunmehr in der Version ZUGFeRD 2.1 verfügbar. Den Anwendern stehen fünf Profile zur Verfügung, um ihre Rechnungen in einer strukturierten PDF A/3 Datei zu übermitteln. Eines der Ziele von ZUGFeRD ist die Erstellung, der Versand und der Empfang von Rechnung auf elektronischem Wege. Mit einer validen ZUGFeRD Rechnung wird sichergestellt, dass ein standardisiertes Format benutzt wird, das die gesetzlichen Regeln der Buchführung einhält. ZUGFeRD 2.0 ist konform zur europäischen Norm EN16931 und somit ein Format, das europaweit eingesetzt werden kann.

Profile des ZUGFeRD 2.1 Formats

Anhand von fünf ZUGFeRD Profilen werden unterschiedlich komplexe Rechnungen abgedeckt: Anwender haben die Möglichkeit, das zum Rechnungsumfang passende Profil auszuwählen.

Einfache Taxirechnungen sind genauso abbildbar, wie komplexe Warenrechnungen mit Rabatten und Gutschriften. Nach gesteigerter Komplexität sortiert lauten die Profile:

  • Minimum
  • BasicWL
  • Basic
  • Comfort
  • Extended

Da die rechtlichen Anforderungen für Rechnungen klar definiert sind, stellen die Profile Minimum und BasicWL keine Rechnungen in Sinne der deutschen Gesetzgebung dar, sondern gelten als Buchungshilfe. Die Profile Basic, Compliant und Extended sind vollwertige Rechnungen.

Gemäß dem E-Rechnungs-Gesetz wird die öffentliche Verwaltung des Bundes und einiger Bundesländer in Deutschland ab 27.11.2020 ausschließlich elektronische Rechnungen entgegennehmen. Damit geht einher, dass Unternehmen spätestens zu diesem Stichtag in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen an bestimmte öffentliche Auftraggeber zu versenden. Analog zu den ZUGFeRD-Profilen hat die öffentliche Verwaltung in Deutschland ebenfalls ein Profil mit dem Namen XRechnung entwickelt.

Die Anforderungen der XRechnung lassen sich vollständig in einer ZUGFeRD-Datei des Comfort-Profils abbilden. Einige Behörden haben für bestimmte Zugangskanäle als Übertragungsformat ausschließlich die XML-Datei vorgesehen. In diesem Fall ist eine Übermittlung einer hybriden Rechnung nicht möglich. Da ZUGFeRD 2.0 mit den Profilen Basic, Comfort und Extended den Vorgaben der der Norm EN16931 entspricht, werden von den übrigen öffentlichen Rechnungsempfängern valide Rechnungen in diesem Format angenommen.

ZUGFeRD 2.1 im GEFEG Portfolio

GEFEG unterstützt Sie bei der Anwendung des ZUGFeRD 2.0.1 Formats mit einem Datenpaket für GEFEG.FX, dass alle Profile enthält und Ihnen weitere Funktionen und Anpassungen ermöglicht.

Im Rahmen der Validierung in GEFEG.FX können Sie Rechnungen gegen jedes der ZUGFeRD Profile testen und somit vor dem Versand sicherstellen, dass Ihre Rechnung eine fehlerfreie e-Rechnung im Sinne der Norm 16931 darstellt und von Bundesbehörden akzeptiert werden muss. Sie haben zudem in GEFEG.FX die Möglichkeit Ihre eigenen, unternehmensspezifischen Dokumentationen zu erstellen, um diese zu Archivierungszwecken abzulegen bzw. mit Geschäftspartner zu teilen.

Das Portal „rechnungs.fans“ stellt eine Plattform zur Wissensvermittlung sowie zur Validierung von Rechnungen gegen ausgewählte e-Rechnungsstandards, inklusive ZUGFeRD 2.1, dar. Nach der Registrierung auf stehen Ihnen die ZUGFeRD Profile zur Prüfung von Beispielrechnungen zur Verfügung.

2 Antworten auf “Unterstützung für ZUGFeRD 2.1 in GEFEG.FX

  1. Hallo,

    1. na, das mit dem link „httsp://rechnungs.fans“ ist wohl etwas in die Hosen gegangen, aber auch bei https verweigert mein FF:
    „Fehler: Gesicherte Verbindung fehlgeschlagen
    Die Verbindung zu rechnungs.fans wurde unterbrochen, während die Seite geladen wurde.
    Die Website kann nicht angezeigt werden, da die Authentizität der erhaltenen Daten nicht verifiziert werden konnte.
    Kontaktieren Sie bitte den Inhaber der Website, um ihn über dieses Problem zu informieren.“

    2. „Einige Behörden haben für bestimmte Zugangskanäle als Übertragungsformat ausschließlich die XML-Datei vorgesehen.“
    … das hört sich sehr allgemein an. Wie wäre es mit Fakten und Beispielen?

    1. Hallo,

      zu 1.: Vielen Dank für den Hinweis. Der Link ist nun korrigiert.
      zu 2.: Wir können das gut nachvollziehen. Leider gibt es keine einheitlichen Regeln in den Ländern und derzeit auch noch keine umfassende, neutrale Übersicht, die auch die einzelnen Kommunen berücksichtigt. Auf der Seite der KoSIT finden Sie den aktuellen Umsetzungsstand der X-Rechnung auf Länderebene. Zum Beispiel in Schleswig-Holstein wird derzeit ausschließlich das ZUGFeRD-Format unterstützt, während Bund und Bremen reines XML bevorzugen.

Es können keine weiteren Kommentare abgegeben werden.